Selbstorganisation

Wer in seiner beruflichen Laufbahn die Chance hat, mehrere Positionen mit unterschiedlichen Blickwinkeln kennen zu lernen, wird dabei feststellen, dass es immer wieder notwendig ist, alte Vorgehensweisen über Bord zu werfen und völlig Neues auszuprobieren.

Das betrifft auch die Selbstorganisation. Während zu Beginn der Karriere meist Notizzettel genügen, müssen mit steigender Verantwortung immer mehr Themen, Mails, Meetings, Input verarbeitet werden. Schnell gleitet dabei die Konzentration von den wirklich wichtigen Dingen ab in Richtung Störungen, Kommunikation in Meetings und Mails ohne Ergebnisse.

Aus erarbeitetem Wissen (siehe Bücherempfehlungen unten) und Erfahrungen habe ich sukzessive ein Vorgehen erstellt und in der Praxis erprobt, das zielorientiertes, entspanntes und damit produktives Arbeiten trotz vieler Themen, Aufgaben und Termine ermöglicht. Dieses Vorgehen besteht aus den Elementen "Themenspeicher-Liste", "Prio-Liste", "Outlook-Aufgaben" und "Outlook-Termine" und den Prozessen "täglich einmalig", "im Tagesablauf", "wöchentlich", "monatlich".

Selbstverständlich ist dieses Vorgehen nicht der einzige Stein der Weisen - jeder muss selbst herausfinden, was bei ihm funktioniert. Wer seine Aufgaben alle mit Post-Its am Monitor gut im Griff hat, sollte dabei bleiben! Ich empfehle aber jedem, der viele Aufgaben und Themen zu bearbeiten und dabei Schwierigkeiten hat, den Fokus zu bewahren und sich "überfordert" fühlt, das Vorgehen einmal auszuprobieren und bei Bedarf so für sich abzuwandeln, dass es für ihn optimal funktioniert.

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ELEMENTE

Themenspeicher-Liste

• Liste aller irgendwie relevanten Themen für die Übersicht


• Z. B. einfach als Outlook -Task


• Strukturieren nach Oberthema (z. B. "Sales-Konzeption 2008") und den wesentlichen Punkten, die man dazu nicht vergessen möchte (z. B. "alle VT rechtzeitig informieren und schulen", "vorher mit Vorstand abstimmen" etc.)


• Diese Übersicht regelmäßig (z. B. einmal die Woche) checken und entscheiden, welche Themen auf die "Prio-Liste" (siehe nächste Liste) kommen - die restlichen Themen zwischendurch "vergessen" => sich nicht damit belasten dass "noch undendlich viel zu tun" ist, das erzeugt Ablenkung und Stillstand durch "Overload"!

Prio-Liste

• Enthält die Themen mit konkreten Aufgaben, die aktuell weiter bearbeitet werden sollen => Ziel: immer aktuelle Themen und Aufgaben im Blick


• Strukturiert nach Prio A, B, C


• Z. B. in einem Outlook-Task möglichst übersichtlich mit "A-Prio:" usw.


• Zeit nehmen für Wichtiges - darauf achten, dass nicht nur die dringenden Themen die A-Prio bekommen (von denen es immer genug gibt), sondern auch strategische, langfristig wichtige Themen.

(Outlook-)Aufgaben

• Aufgaben sollten zum einen für alles angelegt werden, was nicht vergessen werden darf. Ist es erstmal notiert, muss man es sich nicht mehr merken.


• Zum anderen ist es sinnvoll, alle Informationen zu einem bestimmten Thema (z. B. laufende die Informationssammlung für die "Erstellung des Sales-Konzepts 2008") dort abzulegen.


• In Aufgaben können z. B. Absprachen mit Datum notiert, wichtige E-Mails im Kontext mit Notizen abgelegt und Erkenntnisse sowie next steps notiert werden, wichtige Infos können fett markiert und strukturiert werden etc.


• Verfolgung gesendeter Mails: Wenn man eine Mail sendet und eine Reaktion nach X Tagen erwartet, kann man die gesendete Mail einfach auf die Aufgaben ziehen und einen Termin angeben, zu dem man automatisch erinnert wird. Gilt auch für empfangene Mails: einfach auf das Aufgabenfeld ziehen.


• Kategorie zur Erstellung von Klärungsthemen für Personen oder Kunden benutzen: Alle Themen, die mit Sabine Müller noch zu besprechen sind, mit Kategorie "SMÜ" kennzeichnen und die Aufgabenansicht nach Kategorien gruppieren => Man weiß jederzeit, was mit wem noch zu klären ist, das gilt auch für die Kategorie "FIRMA_XYZ"


• Themen für die Agenda zu einem regelmäßigen Termin lassen sich direkt in Outlook als "freier" Termin parallel sammeln.


• Ein Repository für alle Aufgaben ist zwingend, sonst weiß man nicht wo man für die Priorisierung suchen muss. Aufgaben aus Notizzetteln oder -heften (z. B. Moleskine) sollten daher übertragen werden. Hier wird nicht jeder meiner Meinung sein, aber ich sehe momentan keinen anderen Weg - man sollte nicht an mehreren Stellen suchen müssen was wichtig ist.

(Outlook-)Termine

• Termine planen einen festen Zeitraum zur Erledigung einer Aufgabe oder Anwesenheit in einem Meeting ein.


• Da der Zeitraum fixiert ist und man dadurch unflexibel wird, sollte man nur die Termine eintragen, die auch wirklich zu diesem Zeitpunkt erledigt werden können und müssen. Die Falle ist sonst, dass man ständig durch äußere Einflüsse an der Erledigung gehindert wird und somit einen Terminberg vor sich herschleppt.


• Stellt sich ein Treffen als länger als geplant heraus, nur dann überziehen wenn es sinnvoll ist, ansonsten einen neuen Termin vereinbaren.


• In einer zeitlich knappen Phase Anfragen "zwischendurch" begrenzen, sonst hat man keine Möglichkeit die Prioriäten festzulegen sondern ist nur "Getriebener" => vom "Getriebenen" wieder zum "Treiber" werden

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PROZESS

Täglich einmalig (morgens):

• Aus den Einträgen auf der Prio-Liste und den Outlook-Aufgaben, die morgens aufpoppen, die freien Teile im Kalender mit den Tages-Todos belegen.


• Dabei die wichtigsten Themen zuerst, die unwichtigen können sich verschieben. Wer viele Aufgaben mit häufigen Störeungen hat, sollte max. 3 Dinge festlegen, die er am Ende des Tages auf jeden Fall geschafft haben will (auch wenn es dann mal länger dauert), das sorgt langfristig für mehr Zufriedenheit und bessere Ergebnisse.


• Achtung: Wenn zuviele unwichtige Meetings dann welche verschieben oder absagen! Meetings stehen häufig für "dringend, aber nicht so wichtig".


• Wenn man in einem Team arbeitet, hat sich eine tägliche Absprache der aktuellen Tätigkeiten bewährt (max. 15 min.)


• Puffer bei der Tagesplanung unbedingt berücksichtigen

Im Tagesablauf:

Umgang mit Aufgaben:

• Konzentration auf die A-Prios! Kingt lapidar und ist häufig schwer durchzuhalten, bewirkt aber schlussendlich, dass man seinen Zielen näherkommt statt sich von ihnen zu entfernen.


• Outlook-Aufgaben sind der universale Informationsspeicher - im Zweifel/Stress Informationen erstmal notieren und mit einem Termin für spätere Bearbeitung versehen.


• Outlook-Aufgaben im Laufe des Tages entweder schließen oder ein Zwischenergebnis mit (ganz wichtig!) dem nächsten Schritt notieren und die Terminierung weitersetzen. Das Zwischenergebnis können häufig auch kurze Gesprächsnotizen sein (die man gleich als Protokoll versenden kann), wichtig ist der next step, damit man die Aufgabe beim nächsten Aufpoppen direkt fortsetzen kann.

Umgang mit Input (Mails, Telefon, Handy, Blackberry, Messenger, Meetings, ad hoc Gespräche):

• Es gibt so viele Input-Kanäle, dass man den ganzen Tag damit verbringen kann, Input zu bekommen. Ein handfestes Ergebnis wird aber umso weniger erzielt. Daher ist es zwingend notwendig, nicht zum Diener der Kommunikationskanäle zu werden!


• Auf jeden Fall den sofortigen Hinweis auf neue Mails abstellen! Ignoriert werden kann der ja doch nicht, und jede Mail bringt einen wieder aus dem aktuellen Gedanken raus. In größeren Abständen Posteingang checken (z. B. alle 3 Stunden), am besten wenn man sowieso gerade mit etwas fertig ist.


• Möglichst keine Mails im Posteingang lassen, alle bearbeiten und dann verschieben oder löschen (hier scheiden sich viele Geister, manche bestehen darauf, den Posteingang voll zu lassen, ich bevorzuge bei Mails den sichtbaren Zustand "bearbeitet").


• Das Telefon auch mal ignorieren (leise oder ausstellen) und sich nicht sklavisch davon treiben lassen, besonders wenn man gerade in einer Aufgabe produktiv ist oder auf einem anderen Kanal (z. B. persönlich) spricht. Alternativ kurz rangehen, notieren, Rückruf versprechen.


• Reinkommende Termine nur bestätigen, wenn die Teilnahme wichtiger als die anderen Aufgaben ist, oder die Teilnahme für eine andere Aufgabe benötigt wird. Nicht von Terminen treiben lassen, was zählt ist nicht die Arbeit sondern das Ergebnis!


• Immer wieder fragen: Ist das jetzt wirklich wichtig? Was ist wichtiger?

Wöchentlich:

• Themenspeicher durchsehen und evtl. aktualisieren


• Prio-Liste neu ordnen und besonders beachten, dass die wichtigen Themen mit hoher Priorität auf der Prio-Liste landen!

Monatlich:

• Themenspeicher durchgehen, hinterfragen, evtl. ändern wenn die Umstände oder Anforderungen sich geändert haben.


• Beachten: Sind das die Themen, deren Ergebnisse mich zu meinem Jahresziel führen werden?


• Outlook-Aufgaben grob durchgehen und wegwerfen, was nicht mehr gebraucht wird.

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Buchempfehlungen:

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